Esta Política aplica-se aos dados tratados pela SofDente em seus sites, páginas de cadastro, Plataforma, aplicativos, canais de suporte e integrações. Seu objetivo é informar quais dados são tratados, para quais finalidades, com quem podem ser compartilhados, por quanto tempo são mantidos e como os titulares podem exercer seus direitos.

As práticas descritas devem refletir as operações efetivamente realizadas. Informações específicas apresentadas em determinada funcionalidade ou integração complementam esta Política e prevalecem quanto ao tratamento específico que descreverem.

Dados de pacientes e demais registros inseridos pela clínica: a clínica contratante atua como Controladora, definindo as finalidades e os meios essenciais do tratamento, enquanto a SofDente atua como Operadora, tratando os dados conforme as instruções documentadas da clínica, os Termos de Uso e o necessário à prestação do Serviço.

Dados da clínica, do responsável, dos Usuários Autorizados e visitantes: a SofDente atua como Controladora quando trata dados para cadastro, gestão contratual, cobrança, segurança, prevenção de fraude, suporte, cumprimento de obrigações legais, exercício regular de direitos e melhoria de seus próprios serviços.

Em determinadas operações, a posição da SofDente dependerá da finalidade concreta. A origem do dado na conta da clínica não impede que a SofDente atue como Controladora independente quando o tratamento for necessário ao cumprimento de obrigação própria, segurança ou defesa de direitos, observados os princípios e limites da LGPD.

a) Dados da clínica, responsável e usuários:

• identificação profissional e empresarial, como nome, CPF, CNPJ, CRO e razão social;
• contato, como e-mail, telefone ou WhatsApp e endereço;
• dados de conta, perfis, permissões, autenticações e registros de acesso;
• dados financeiros, bancários, fiscais, plano contratado e histórico de pagamentos;
• comunicações, solicitações de suporte e arquivos enviados nesses atendimentos.

b) Dados coletados automaticamente:

• endereço IP e, quando tecnicamente aplicável, porta lógica de origem, data e hora;
• identificação da conta, sessão, dispositivo, navegador, sistema e idioma;
• páginas e funcionalidades acessadas, eventos relevantes, logs e trilhas de auditoria;
• URL de entrada, referência de origem, parâmetros de campanha, como UTM, gclid e fbclid, e identificador de sessão.

Conforme os recursos utilizados pela clínica, a Plataforma poderá processar dados de identificação e contato de pacientes e responsáveis, informações demográficas, dados financeiros, agendamentos, orçamentos, contratos, mensagens e dados pessoais sensíveis de saúde, incluindo anamnese, prontuário, evoluções, odontogramas, tratamentos, prescrições, atestados, imagens, exames e informações de convênio. Essas imagens podem ser capturadas pela câmera do dispositivo ou selecionadas de sua galeria, conforme a seção 19.

A clínica Controladora é responsável pela licitude da coleta, pela qualidade dos dados, pelo dever de informação perante os titulares, pela definição dos usuários que podem acessá-los e pelo cumprimento das normas profissionais de sigilo, prontuário e documentação clínica.

Quando atua como Controladora, a SofDente poderá tratar dados para:

• execução de contrato e procedimentos preliminares: cadastro, autenticação, disponibilização da Plataforma, suporte, cobrança e faturamento;
• cumprimento de obrigação legal ou regulatória: registros de acesso, documentos fiscais, atendimento a autoridades e demais deveres aplicáveis;
• legítimo interesse: segurança, prevenção de fraude, métricas de desempenho, melhoria do Serviço e comunicações operacionais, observados os direitos dos titulares;
• exercício regular de direitos: prevenção, apuração e defesa em processos judiciais, administrativos ou arbitrais;
• consentimento: comunicações de marketing e tratamentos que dependam de autorização específica, revogável a qualquer tempo.

A definição da base legal aplicável ao tratamento dos dados de pacientes compete à clínica Controladora. Conforme a finalidade e as circunstâncias, poderão ser aplicáveis as hipóteses previstas nos arts. 7º e 11 da LGPD, incluindo tutela da saúde, cumprimento de obrigação legal, execução de contrato, exercício regular de direitos ou consentimento. A SofDente não define nem substitui a avaliação jurídica que cabe à clínica sobre cada tratamento.

A SofDente não vende dados pessoais e não utiliza dados identificáveis de pacientes para finalidades próprias de publicidade ou marketing.

A SofDente poderá contratar fornecedores e Suboperadores necessários à prestação e segurança do Serviço, incluindo computação em nuvem, banco de dados, armazenamento, autenticação, mensageria, e-mail, WhatsApp, pagamentos, emissão fiscal, assinatura eletrônica, monitoramento, suporte, prevenção de fraude e inteligência artificial quando uma funcionalidade específica assim exigir.

Esses fornecedores podem mudar ao longo do tempo. A SofDente adota critérios de segurança e proteção de dados na seleção e contratação de terceiros que tratam dados pessoais, observadas as responsabilidades, limitações e garantias aplicáveis a cada serviço.

Os dados poderão ser compartilhados, no limite necessário à finalidade, com:

• provedores de infraestrutura, armazenamento, autenticação e segurança;
• Meta e WhatsApp Business, quando a clínica utiliza recursos de comunicação;
• instituições e provedores de pagamento, para cobranças, PIX, boletos, cartões, recebimentos e saques;
• provedores de emissão de notas fiscais, assinatura eletrônica, e-mail e mensagens;
• bureaus de crédito e serviços antifraude, quando a funcionalidade for acionada pela clínica;
• consultores, auditores e prestadores sujeitos a deveres de confidencialidade;
• autoridades públicas, por obrigação legal, ordem judicial ou requisição válida;
• terceiros envolvidos em reorganização societária, fusão, aquisição ou cisão, mantidas as salvaguardas aplicáveis.

Alguns fornecedores poderão processar ou armazenar dados fora do Brasil. As transferências internacionais serão realizadas de acordo com os arts. 33 a 36 da LGPD e com a regulamentação da ANPD aplicável, incluindo a Resolução CD/ANPD nº 19/2024, mediante decisão de adequação, cláusulas-padrão contratuais, normas corporativas globais ou outro mecanismo legalmente admitido, conforme aplicável à operação e ao destinatário.

A SofDente adota medidas técnicas e administrativas compatíveis com os riscos e com a infraestrutura utilizada, que podem incluir criptografia em trânsito, mecanismos de proteção de dados armazenados, autenticação, controles de acesso por perfis e permissões, isolamento lógico por clínica, registros de eventos, backups, monitoramento e procedimentos de resposta a incidentes.

Para segurança, auditoria, prevenção de fraude e cumprimento do Marco Civil da Internet, poderão ser mantidos IP, data e hora, conta, sessões, autenticações, dispositivo ou navegador quando disponível, alterações relevantes, exclusões, logs de segurança e trilhas de auditoria. Os registros de acesso serão mantidos pelo prazo legal aplicável, atualmente de 6 meses para os provedores abrangidos pelo art. 15 do Marco Civil, podendo haver retenção adicional quando necessária por obrigação legal, investigação ou exercício regular de direitos.

Nenhum ambiente é absolutamente inviolável. O Contratante também deve proteger credenciais, dispositivos e permissões de seus usuários e comunicar imediatamente acessos suspeitos.

Nos incidentes que envolvam dados tratados pela SofDente como Operadora, a SofDente comunicará, sem demora injustificada, a clínica Controladora e fornecerá as informações razoavelmente disponíveis para avaliação, mitigação e eventual comunicação à ANPD e aos titulares. A realização dessas comunicações externas compete à clínica Controladora nos termos da legislação e da regulamentação aplicáveis.

Quando a SofDente atuar como Controladora dos dados afetados, avaliará o risco e realizará diretamente as comunicações legalmente exigíveis, inclusive observando o prazo regulamentar aplicável aos incidentes relevantes, atualmente de 3 dias úteis, ressalvadas as hipóteses previstas pela ANPD.

Os dados são mantidos enquanto necessários às finalidades informadas e pelos prazos legais aplicáveis. Dados fiscais e financeiros podem ser conservados pelos prazos tributários; registros de acesso, pelo prazo do Marco Civil; e dados necessários à defesa de direitos, durante os respectivos prazos prescricionais.

Os prazos legais e profissionais de conservação de prontuários e documentos clínicos são de responsabilidade da clínica Controladora. Em caso de encerramento do Serviço, compete à clínica solicitar e concluir, dentro do prazo de 30 dias disponibilizado, a exportação dos dados necessários ao cumprimento de suas obrigações de guarda.

Após esse prazo, os dados dos ambientes ativos poderão ser eliminados ou anonimizados, ressalvadas as hipóteses legais de conservação. A eliminação dos ambientes ativos pode não resultar na remoção imediata de cópias de segurança, que poderão permanecer até o ciclo técnico de retenção e sobrescrita, com acesso restrito e sem uso para finalidades ordinárias.

A Plataforma utiliza cookies, armazenamento local e armazenamento de sessão necessários à autenticação, segurança, manutenção da sessão, preferências e continuidade do cadastro. Também poderá registrar a página de entrada, referência de origem e parâmetros de campanha presentes na URL para atribuição e análise de visitas.

No momento desta atualização, a aplicação não incorpora diretamente, em sua página principal, scripts de pixels publicitários de terceiros. Caso sejam adicionados cookies ou tecnologias não essenciais de análise, publicidade ou marketing, esta Política será atualizada e serão disponibilizadas as opções de consentimento ou gerenciamento exigidas pela legislação. Cookies essenciais podem ser bloqueados no navegador, mas isso pode impedir o funcionamento.

A clínica Controladora é responsável por assegurar que o tratamento de dados pessoais de crianças e adolescentes observe seu melhor interesse e possua fundamento jurídico adequado, inclusive obtendo o consentimento específico e destacado de pelo menos um dos pais ou do responsável legal nas hipóteses em que este seja exigido pela legislação aplicável.

Nos termos da LGPD, o titular poderá solicitar, conforme aplicável:

• confirmação da existência de tratamento e acesso aos dados;
• correção de dados incompletos, inexatos ou desatualizados;
• anonimização, bloqueio ou eliminação de dados desnecessários, excessivos ou tratados em desconformidade;
• portabilidade, observados os segredos comercial e industrial e a regulamentação;
• eliminação dos dados tratados com consentimento, ressalvadas as hipóteses legais de conservação;
• informação sobre compartilhamentos e sobre as consequências de não fornecer consentimento;
• revogação do consentimento e oposição a tratamento irregular;
• revisão de decisões tomadas unicamente com base em tratamento automatizado e informação sobre os critérios utilizados, quando aplicável;
• peticionamento perante a ANPD e os órgãos de defesa do consumidor.

Pacientes devem dirigir solicitações relativas a prontuários e dados clínicos diretamente à clínica em que são atendidos, por ser esta a Controladora. A SofDente auxiliará a clínica no atendimento das requisições, dentro de suas atribuições como Operadora.

Funcionalidades baseadas em inteligência artificial poderão envolver o tratamento e a transmissão dos dados estritamente necessários a fornecedores tecnológicos específicos, conforme o recurso utilizado, as instruções da clínica Controladora e as medidas de proteção aplicáveis. Informações adicionais sobre finalidade, dados envolvidos e fornecedor poderão ser apresentadas na própria funcionalidade quando necessárias à transparência do tratamento.

Resultados automatizados podem conter inexatidões e devem ser revisados por pessoa qualificada, especialmente antes de decisões clínicas. Eventual utilização de dados identificáveis para treinamento independente de modelos dependerá de fundamento jurídico, transparência específica e, quando a SofDente atuar como Operadora, de instrução válida da clínica Controladora.

A SofDente poderá produzir e utilizar estatísticas e informações agregadas ou efetivamente anonimizadas para segurança, análise de desempenho, desenvolvimento e melhoria de produtos e serviços e inteligência de negócios, desde que não seja razoavelmente possível identificar pacientes, usuários ou Contratantes. A SofDente não utilizará esses dados para reidentificação.

Solicitações relacionadas à proteção de dados e ao exercício dos direitos previstos nesta Política podem ser encaminhadas ao Encarregado pelo Tratamento de Dados Pessoais da SofDente pelo e-mail suporte@sofdente.com.br. Para proteger os titulares, poderão ser solicitadas informações adicionais para confirmação da identidade e da legitimidade do pedido.

O SofDente é disponibilizado também como aplicativo para dispositivos móveis Android e iOS. O aplicativo apresenta as mesmas funcionalidades da versão web e trata os mesmos dados descritos nesta Política, inclusive os dados pessoais sensíveis de saúdeindicados na seção 4, aos quais o usuário autenticado tem acesso conforme o perfil e as permissões definidos pela clínica Controladora.

Para funcionar, o aplicativo poderá solicitar as seguintes permissões do dispositivo. Todas são opcionais, dependem de autorização expressa no sistema operacional, podem ser revogadas a qualquer momento nas configurações do aparelho e são utilizadas exclusivamente para a finalidade indicada:

• Câmera: capturar fotos clínicas, imagens de documentos e a foto de perfil do usuário, quando essa ação é iniciada pelo próprio usuário. As imagens capturadas são enviadas ao prontuário do paciente na clínica correspondente e podem constituir dado sensível de saúde. O aplicativo não acessa a câmera em segundo plano, não captura imagens sem ação do usuário e não realiza reconhecimento facial ou biométrico.
• Arquivos, fotos e armazenamento: selecionar e anexar imagens, exames e documentos existentes no dispositivo, bem como salvar arquivos gerados pelo sistema, como recibos, contratos e relatórios. O acesso ocorre apenas aos arquivos escolhidos pelo usuário.
• Microfone: gravar áudios enviados pelo usuário nos recursos de comunicação e atendimento, quando esses recursos forem utilizados. A gravação ocorre somente durante a ação explícita do usuário.
• Localização: registrar a geolocalização no momento da assinatura eletrônica de contratos, como evidência do ato, conforme a seção 10 e os Termos de Uso. A localização é coletada pontualmente no ato da assinatura, não é utilizada para rastreamento contínuo e não é coletada com o aplicativo em segundo plano.
• Notificações: enviar avisos operacionais ao dispositivo, como lembretes de tarefas e compromissos, novas mensagens, alertas de agenda e comunicados sobre a conta. As notificações não contêm dados clínicos além do estritamente necessário à identificação do aviso e podem ser desativadas no aparelho ou no próprio sistema operacional.

Para o funcionamento das notificações, poderão ser tratados identificadores técnicos do dispositivo e do canal de envio, fornecidos pelos serviços de notificação da Apple e do Google, com base no legítimo interesse em prestar o Serviço e comunicar eventos operacionais. Esses identificadores não são utilizados para publicidade e a SofDente não realiza rastreamento publicitário entre aplicativos nem venda de dados.

A recusa ou revogação de uma permissão não impede o uso do aplicativo, limitando apenas a funcionalidade correspondente — por exemplo, não será possível capturar fotos pela câmera sem a respectiva autorização, nem concluir assinatura eletrônica sem a localização.

Esta Política poderá ser atualizada para refletir mudanças legais, técnicas ou operacionais. A versão vigente será publicada nesta página com a data de revisão. Alterações relevantes que afetem substancialmente direitos dos titulares ou as finalidades de tratamento serão comunicadas pelos canais cadastrados ou por aviso destacado na Plataforma.